効果的なオンラインミーティングのための9つのヒント

最近、効果的な会議を開催する方法についての人気記事を書きました。 一部の人々は、オンライン会議には特別なスキルが必要であると指摘しました。また、社内での会議でも同様のアドバイスを行うのは難しい場合があります。 非常に多くの人々が自宅で仕事をしているので、こうしたタイプの会議に対処することは良い考えのようでした。 私は主に自宅で仕事をしているので、ビデオ会議とスクリーン共有を使用して、私の会議のかなりの部分が行われます。 これを数年間した後、オンライン会議を始めている人々に提供するトップのヒントをいくつか紹介します。

1.集中し続ける

オンラインミーティングに参加しているときに気を散らしたり、マルチタスクを試みたりするのは簡単です。 これをしないでください。 特にビデオでは、ミーティングに集中して、犬や子供たちがオフィスにやって来たり、カメラに登場させたりしないでください。 あなたが物理的に会議に出席している場合、あなたが落書きや窓を見ている場合でも、あなたの存在はあなたに注意力のためのいくつかの「ポイント」を与えます。 オンラインミーティングでは、ごくわずかな気を散らしても、何の注意も払っていないように見えます。

私はビデオ会議で、ある個人が他の電話で途切れたり散漫になったりしていた。ビデオ会議では、プロフェッショナルではなくプロフェッショナルな人が10倍もいる。

2.技術を入手する

技術が問題になり、複数の選択肢を与え、すべての権利を得るのに十分な時間を与えると仮定します。 以下のことを検討する必要があります。

コンピュータを事前に再起動してください。 場合によっては、コンピュータの再起動が必要な場合は、会議の前にこれを実行してください。 マシンを再起動している間、誰もが強制的に待たされることはありません。

10〜15分早く接続してください。 問題がある場合は、事前にそれらについて知っておく必要があります。 これは、あなたがよく知っているWeb会議システムを使用している場合に特に当てはまります。 小さな学習曲線があり、ダウンロードしてインストールする必要があるツールがいくつかあります。

別の接続情報を入手できます。 多くのWeb会議ソリューションでは、コンピュータまたは電話でオーディオを使用できます。 両方の方法で接続する必要がある情報があることを確認してください。 接続の問題によりビデオ画像がぎこちないものになっても大したことではありませんが、人々があなたが何を言っているのか理解できない場合、あなたは貢献できません。

インターネット接続が飽和していないことを確認してください。 他の誰かがデータのDVD全体をアップロードしようとしているときにビデオ会議を行おうとしないでください。 ほとんどの場所で、アップロード速度はボトルネックですが、どちらの方法でも動作します。 声は接続速度に特に敏感ですので、問題がある場合は、音声接続用に電話を使用してください。最低限、声が聞こえ、はっきりと聞こえます。

簡単に切り替えることができるバックアップ接続がある。 あなたが自宅からビデオ会議をたくさんする場合は、おそらくバックアップインターネット接続を持っている価値があります。 多くの場所で、1か月に15〜30ドルのDSL回線を利用できます。 ただし、何かがダウンした場合にすぐに切り替える方法を知っている場合にのみ役立ちます。

他のプログラムをシャットダウンします。 あなたのビデオ編集アプリケーションまたは巨大なPhotoshopファイルの束が開いている間、ビデオ会議をやろうとしないでください。 必要のないプログラムを閉じます。 これにより、コンピュータがクラッシュする可能性が少なくなり、ビデオ会議のために利用できるリソースが増えます。

UPSを使用してください。 電源がオフになって再びオンになった場合、オフラインにすることは望ましくありません。 すべての通信チェーンをバッテリバックアップに接続してください。 コンピュータがバッテリバックアップを使用していてもケーブルモデムが接続されていない場合、電源が切れても弱いリンクが残っています。

3.電子メールの要約をフォローアップする

実際の会合では、会合が終わった後で貴重な部分の一部が発生します。 人々は、何をやろうとしているのか、コミットメントを明確にしているかなどについて話します。できれば、これを再現してください。 意思決定と、誤解がないことを確認し、誰もが使用できる記録を作成するのに役立つものを約束している人の電子メールサマリーを送信します。

4.敬意を表する

ブライアンが指摘しているように、議論は会議には良いかもしれませんが、あなたはジャークにならずに直接ビデオ会議で議論することはできません。 あなたはまだ議論すべきです。 我々が言ったように、会議の最も重要な部分は、意見の不一致やメッシュのアイデアに取り組んでいます。 それでも、非言語コミュニケーションには不利な立場にあるので、丁寧に注意する必要があります。 あなたの身体の言語と姿勢は、ビデオカメラを通して直接的に伝達されるわけではないので、あなたが物事を言う方法はますます重要になります。

丁寧に議論するいくつかの方法があります：

共感で相手の立場を述べる。 これは、彼らが何を言っているのか理解していることを示すのに役立ちます。 「これが重要だと思う理由を知る」、「XYZの観点からこの価値を見ることができる」などのフレーズを追加することで、自分の立場を理解し、ポジションの重要性を示すことは、彼らは守備から守られないからです。

人々にではなく、問題に集中してください。 個人的な攻撃のようなものは何もしないように注意してください。

あなたの立場を述べるのを待ちます。 半式式のアイデアで話を始めないでください。 あなたが話を始める前に、あなたの議論を概説するいくつかの言葉を書くことは不合理ではありません。 覚えておいて、あなたは非言語的なコミュニケーション上の不利な立場にあるので、あなたの口頭でのコミュニケーションは、はっきりとしたものでなければなりません。

軽度であっても、いかなる敵意にも対処する。 「これについて強く感じ、あなたの情熱に感謝していることを知っています」と言って、物事をアイデアに集中させ、個人間の拡散の敵意を助けることができます。

先を計画する。 議論の対象となる可能性が高いことが分かっている場合は、事前に計画してください。 ジョーがあなたのアイデアについて怒っているかもしれないが、スーザンがそれをサポートしていることを知っているなら、事前にスーザンに話してください。 ジョーが一人の人に集中しないように、あなたはどちらもポジションの一部を提示することができます。 おそらくSusanは彼女がJoeとのより良い仕事関係を持っていて、彼と同じ部屋にいるので、彼女は非言語的なコミュニケーション上の不利益にならないので、このアイデアを提示することができます。

電話の担当者にフォローアップしてください。 会議の後の数人の人々への素早い電話は、苦労しないようにするのに役立ちます。 これは、人々が自分の机に戻ってくる間に、出会いが発生した後に発生する相互作用の一部を再現するのに役立ちます。

5.準備ができました。

会議の前に準備が整ったことを確認してください。 ビデオ会議では、準備が整っていない場合が多いので、見ていなくても簡単に入手できるドキュメントやファイルがあることを確認してください。 実際の生活では、あなたのブリーフケースを見るために傾けても大したことではないかもしれませんが、もしあなたが何かを得るために画面から消えれば、あなたはあなたの準備作業をしなかったように見えます。 ほとんどの場合、あなたがそれを助けることができれば、あなたは画面から消えたくはありません。

6.カメラを見る

最高のビデオ会議システムは、カメラを直接見ながら人々を見ることができます。 これを念頭に置いてビデオカメラを配置するために最善を尽くしてください。 あなたが他の人のイメージで左を見ていて、ビデオカメラが右にある場合、あなたはちょうど側面を見つめているように見えます。 両方を見ることができない場合は、相手の誰もが目に触れるようにカメラを見るのは良い考えです。 あなたの画面にあなたの画像のプレビューが表示されている場合は、自分の目で見ているように見えるようにカメラとウィンドウの位置を決めてください。

7.清潔で気を散らすことのない背景

あなたの背後にある背景やあなたの前の机の上に何があるかを十分に認識してください。 できるだけオフィスをきれいにしてください。 人々があなたの後ろを歩くことに非常に注意してください。 それは気を散らすことができ、プロフェッショナルではないように見え、彼らは恥ずかしい何かをしてしまうかもしれません。 ニュース番組は、アナリストの全員が自分のコンピュータ上で彼らの背後にいる仕事を熱心に披露するのが好きです。 最近の金融ニュースの報道では、バックグラウンドでモニターに水着写真を見ている労働者がいた。 理想的には、あなたの机を置いて、人々があなたの後ろを歩くことができないようにしたい。 自宅で仕事をしている場合、あなたの子供の一人がバックグラウンドで走り回ることは望ましくありません。

8.良いカメラを使う

ノートパソコンに内蔵されているカメラは機能するかもしれませんが、おそらく外付けカメラでより優れた品質のものになるでしょう。 私はFireWireで私のコンピュータに引っ掛けられたDVカムコーダーを使用し、とても良い結果を出します。 カメラにホワイトバランスがどのように作用するかを理解するためには時間がかかることがあります。 彼らのカメラが肌の色合いを明るく赤く見せてくれるので、彼らは日焼けしたベッドで10時間を過ごしたように見える人々とオンラインの会議をいくつか行った。 それは大したことではありませんが、よりプロフェッショナルに見えるほど良いでしょう。 私のカメラについて気に入っている別の機能は、リモコンズームです。 これにより、カメラに手を伸ばしたり、画像を残したりせずに、画像をフレームするのが簡単になります。

十分な光があることを確認してください。 お使いのカメラに内蔵のライトがある場合は、オンにしてみてください。 影を開けたり、別のランプを点灯させると、他の出席者にイメージがどのように見えるかが大きく異なることがあります。

9.時間通りに終了する

あなたは、あなたの重要な会議のために時間通りに人々を表示したい。 あなたは彼らに同じレベルの敬意を払う必要があります。 あなたのアジェンダのタイムスケジュールを上回っていれば、時間通りに終了するのは難しいことではなく、早く終了することも常に良いことです。