ビデオ会議の悪夢を避ける方法
Aug 23, 2017
ビデオ会議は、効果的かつ低コストの方法で従業員や顧客と連絡をとることができますが、回避すべきいくつかの落とし穴があります。
あなたがどの業界にいるかに関わらず、少なくとも数回のビデオ会議通話を経験したことでしょう。 これらの通話は、音声会議よりもわずかに多くの機器を必要としますが、対面式の集まりなしでは十分に対面できない対面時間が必要です。 実際、ビデオ会議の人気は近年爆発的になり、それはいくつかの理由によるものです。
まず、ビデオ会議は時間とお金を節約します。 PGiの調査によると、定期的にビデオ会議を利用している企業は、ホテル、航空運賃、燃料、タクシー、レンタカー、食品奨励金を含め、全体的な旅費の30％減を発見しています。 さらに、ビデオ会議では効率と生産性が向上します。 ビデオ会議のもう一つの特典は、異なる都市で在宅勤務や仕事をしている分散した従業員の間に一意性があるということです。 場合によっては、対面式の会議が必要な場合もあります。
しかし、ビデオ会議には難題もあります。 あまりにも貧弱に編成された電話に参加したことがありますか、それとも時間の無駄だと感じるようなテクノロジーの流行が多いですか？ ほとんどの人はおそらく持っているでしょう。 そのため、あなたがホストでも参加者でも、次のビデオ会議の悪夢を避けるためにできることをすべて実行することが重要です。
背景ノイズ。 ビデオ会議の大きな利点は、どこからでも、あなたの家でも作業できるということです。 しかし、覚えておいて、あなたの目標は、できるだけプロフェッショナルになることです。 つまり、犬の鳴き声や子供の叫び声など、余分なノイズを取り除く必要があります。 気を散らすことなく静かな部屋で自分を閉じます。 重要な電話があることが分かっている場合は、おばあちゃんにお子様を送り、別の部屋の犬を閉じてください。
ミュートされていない気晴らし。 部屋の他の人と話すとき、別の電話に応答するとき、またはコーヒーを注文するときに、自分自身をミュートするのを忘れた「その人」にならないでください。 あなたが外出する必要がある場合は、理由にかかわらず自分自身をミュートしてください。
ミュートされた会話。 その一方で、話す方向が変わったときに、自分自身をミュート解除することを忘れないでください。 偶発的なミューティングのおかげで、人生で数え切れないほど多くの時間と数が失われていることを誰が知っていますか？
スポット接続。 ビデオ通話を開始するよりも迷惑なことはありません。 会議の一部を欠場するだけでなく、時間とエネルギーを浪費して元に戻ることができます。 あなたが働いているどこからでもしっかりとインターネットに接続し、出かけるには再起動する方法を知ってください。 また、可能であれば、接続用のバックアップソースを用意してください。 たとえば、ビデオ会議プログラム用のアプリがある場合は、スマートフォンにインストールし、必要に応じて使い方を知ってください。
静的または干渉。 誰かがあなたが言うすべての言葉を逃すと、それは涼しくない（またはその逆）。 時にはテクノロジーはただの獣であり、それを防ぐ方法はありません。 しかし、静的または干渉の可能性を減らす1つの方法は、すべての参加者が話している場合を除き、すべての参加者が自分の電話をミュートすることです。
不明なスピーカー。 ライン上に複数の人がいる場合、誰が誰であるかを覚えにくいことがあります。 使用しているプログラムがあなたを識別したとしても、重要なことを言う前にあなたの名前と部門を述べてください。 これは、あなたが言葉を言う前に、あなたがよく知っていない人が習得するのを助けます。
エコー中心。 ビデオハングアウトに説明できないエコーがあることがあります。 これが発生した場合は、特定の人に絞ってみてください。また、誰にでもリダイヤルを依頼してください。それでも問題が解決しない場合は、人が参加するための別のブリッジや回線を準備してください。
これらのビデオ会議の悪夢に加えて、ビデオ通話を準備する際のベストプラクティスのヒントをいくつか紹介します。
会議を開催する場合は、実際に会議が必要であることを確認してください。 私たちのほとんどが電話をかけて電話を切っています。「これはメールで実現できました！」 参加者が明確かつ詳細な議題を持って作業を継続できるようにします。 質問のために最後に時間を残してください。
会議が始まる前にビデオ会議技術に慣れてください。 通話が開始されるまでに5分間待ってから初めてサインインしてください。 会議の主催者の場合は、事前にテストを実行してください。 従業員に練習会議に参加するように依頼して、スクリーン共有アクセスを許可したり、参加者をミュートしたりミュートしたりすることができます。
十分な照明を使用してください。 会議、オフィス、自宅などでどこにいるかは関係ありません。他の人があなたの顔を見ることができるように十分な照明があることを確認してください。 あなた自身がバックライトを浴びたり、顔が暗く見えるようにしないでください。 代わりに、光があなたの前または側面から来ていることを確認してください。
背景が気をそらさないようにしてください。 洗濯物の束やあなたの子供のおもちゃがあなたの後ろに散らばっているのはあまり専門的ではありません。 代わりに、シンプルで平凡なものに行きなさい。 適切に身に着ける。 あなたはまだ専門家ですので、オーディオ会議でない限り、あなたの髪、メイクアップ、衣服に注意してください。 具体的には、ミュート、ニュートラルまたはパステルカラーを使用してください。 縞模様、水玉模様、縞模様、またはスクリーン上で気を散らす可能性のあるものはありません。 あなたのウェブカメラを目の高さまたは少し高く保ちます。 奇妙な角度も気を散らす。 良いビデオマイクを購入することを検討してください。 外付けのUSBマイクは素晴らしい選択です。 コールに集中してください。 覚えておいて、人々はあなたを見ることができるので、ビデオ会議中にマルチタスクを試みないでください。 カメラを見てください。 あまりにも多くの人々が画面上で自分のイメージを見つめているのですが、それはあなたが下を向いているかのように見えます。 あなたは、あなたが望むように、プロフェッショナルかつ誠実に出会うことはありません。 覚えておいてください、ビデオ会議は、多くの利点と課題があるという点で、どんな技術と同様です。 幸いにも、これらの課題の多くは、少しの知識、トラブルシューティング、および忍耐で回避することができます。 だから簡単にあなたの次のオンラインビデオ会議に準備とダイビングを取得します。 ライト、カメラ、アクション！
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