長距離会議のヒント

長距離会議のためのヒント

遠隔会議は時間を節約し、より迅速な結果を生み出す

遠隔会議の利点は次のとおりです。
•旅費を削減または排除
•会社の効率性を向上させる - 移動時間が作業時間になります
•従業員のストレスレベルを減らす - ワークライフバランス
•簡単で自発的な
• 環境にやさしい

良い電話会議のためのヒント

準備（会議の議長を務める場合）

目的。会議の目的を明確にし、参加者に何を期待するかを決めます。それは情報、議論または決定のための会議ですか？
•正しい人。適切な人々、つまり会議に何かを追加し、そこから何かを引き出す人々を招待します。
•必要な測定値。参加者に必要な測定値を送信し、各参加者に予想される内容についての個人的なコメントを送信します。彼らは会議に特定の情報を持ってくるべきか、あるいは特に何かを説明しようとしているのでしょうか。
•議題を明確にする。会議の前に、予定表と参加者リストを早めに送付してください。
•通知します。会議への参加方法（電話番号とPINコード）、または参加者に電話をかけるかどうかを説明します。
•テストします。最初の会議を主催する前に、いくつかのテスト通話を行い、さまざまな機能を試してみてください。あなたの交換機が複数の当事者を鳴らすために特別なコマンドを必要とする場合があるかもしれません - あなたの電話管理者に確認してください。
• ドキュメンテーション。会議はどのように文書化されますか。記録機能を使用することをお勧めします。
• 複雑にしないでおく。定期的な会議の場合は、会議ガイドに参加者をグループとして追加するか、電話帳に個々の連絡先を追加します。
•時間通りに開始および終了する。欠席している参加者がいる場合でも、必ず指定された時間に会議を開始してください。
（会議を延長する必要がある場合は、短い休憩を取ってください）。
•フォローアップおよびフォロースルー。要約し、フォローアップし、会議の直後に会議メモを送付する。 [期限を設定し、誰に責任があるのかを全員に知らせてください]。

会議中（会議の議長を務める場合）

はじめにみなさん、ようこそ。これは会議を良いスタートにして、オフサイトである人々のためにさえ包括的な雰囲気を保証します。会議がそれほど大きくない場合（最大10人程度）、参加者に自分の声を聞き取るために簡単に自己紹介をするよう依頼します。他の場所に参加している人であっても、人々が一緒に座っているような感覚を与えるような雰囲気を作り出すようにしてください。
•議事録。メモを取るか、数分かかることがあり、作成されている場合はその記録にアクセスできる秘書を指名します。
•議題。会議の主催者は、会議の内容と開催期間について説明し、議題の概要を説明します。
•中断会議の基本的な規則と何が邪魔になる可能性があるかを説明することによって会議を開始します。
あなたは、電子メールを読んだり、あなたのスマートフォンでサーフィンをしたり、他の課題と協力したりしてはいけません。
•休憩します。会議が45分以上続く場合は、10〜15分間足を伸ばして先に進むようにします。
• 合意に達します。新しい項目に移る前に、だれかが何かを言いたいかどうかを確認するためにさまざまな参加者に確認してください。これはみんなを巻き込ませます。
•動的。グループ内のダイナミックを管理し、検討します。議論されている問題について誰もが発言を得ていることを確認し、対立に対処します。
•説明する。部屋で何かが起こった場合（おそらく笑えるかもしれません）、電話で参加している人に何が起こっているのか説明して、みんなが含まれていることを確認します。
•質問の時間です。質問に対処するための時間を取っておきます。
•新しい会議。フォローアップする必要がある事項がある場合は、次の会議の時間に同意してください。

会議の後（会議の議長を務める場合）

フォローアップし、フォロースルー。要約し、フォローアップし、会議の直後に会議メモを送付する。期限を設定し、誰が誰に対して何を担当しているかを知らせます。

会議に参加している人のために（遠隔地で）

• 平和と静けさ。できるだけ静かに座っている場所を見つけるようにしてください。
•駐車します。あなたがあなたの車から参加している場合は、会議に参加する前に、例えば駐車場などで安全に駐車してください。
•マイクをオフにしてください。空港や車内やカフェなど、周囲の雑音が多い場所に座っている場合は、話していないときはマイクをオフにしてください（ミュート）。
•十分な時間をかけて準備をしてください。会議が始まる前に、会議が他の参加者とチャットする機会を自分自身に与えるためにあなたが会議に十分な時間内にいることを確認してください（会議室の人々が一緒にするのと同じ方法で）。
• 自己紹介をしてください。何か言いたいことがある場合は、最初に自己紹介をして人々があなたの声を認識していることを確認してください。
•人々に情報を提供する。切断された場合（受信状態が悪いなど）、すぐに電話をかけ、都合のよいときに他の参加者にしばらくあなたがいなくなったことを知らせます。
•焦点を合わせる。会議に集中してください。会議中に電子メールを読んだりその他のことをしないでください。